Las gestiones para el proceso de digitalización del Archivo de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia –SBS- están en marcha, con el objetivo de ahorrar espacio y entrar a la era de la modernización documental.
Ya se cuenta con un scanner industrial, se espera la creación de un software que los ayude a guardar de manera organizada la documentación y se coordina con personal del Archivo General de Centroamérica.
Marco Aristondo, encargado del Archivo de la SBS, explicó que desde 2012 presentaron el proyecto para comenzar la digitalización, pero es hasta la actual administración que se avanzó en el proceso. Indica que siguen con las gestiones y será el departamento de Informática, quien elaborará el programa que se ajuste a nuestras necesidades.
El departamento físico cuenta con dimensiones que desde hace algún tiempo ya no son suficientes para continuar guardando papelería. “Ya estamos bastante cortos de espacio y anteriormente habíamos querido hacer esta depuración porque el Archivo General de Centroamérica está completamente saturado y no nos reciben documentación”, indicó Mario Salguero, de personal de apoyo del Archivo.
Explicó que comenzar la digitalización les permitirá tener un poco de espacio, ya que solo se quedarían con diez años retrospectivos y lo demás tiene que ser evacuado. La única papelería que puede quedarse, si la institución lo considera, es la carácter histórico o confidencial, puntualiza.
Los archivos más antiguos que posee la SBS son expedientes de lo que antes fue el Hospicio General y que fue absorbido por la Secretaría en 1968 como Hogar Rafael Ayau. “Hay expedientes que datan hasta de 1,800, lógicamente estos patojos ya no existen, pero son de carácter puramente histórico y nos hemos quedado con esos expediente”, dice Salguero.
Actualmente poseen alrededor de 45 unidades de documentación vigente, ya que cada fin o inicio de año las direcciones, subdirecciones y departamentos evacúan sus documentos y los envían al Archivo, en donde previo a ser guardados los analizan, desglosan e ingresan a la base de datos para ser clasificados.
Además, en el Archivo no solo hay documentación vigente, sino también de programas que ya han sido clausurados.
